Integration mit sevdesk

Die Integration von Einfach Reisekosten mit sevdesk ermöglicht den direkten Export von Reisen in das Buchhaltungssystem. Dadurch können Reisekostenbelege automatisch in sevdesk übernommen und dort weiterverarbeitet werden.

Einrichtung der Verknüpfung

1. Im Menüpunkt „Verknüpfte Apps“ die Option sevdesk auswählen.
2. Sicherstellen, dass das richtige sevdesk-Konto genutzt wird. Empfehlenswert ist, bereits im selben Browser im entsprechenden Konto angemeldet zu sein.
3. Auf „sevdesk verbinden“ klicken – es erfolgt eine automatische Weiterleitung zur sevdesk-Integrationsseite.
4. Zu Einfach Reisekosten scrollen und „Hinzufügen“ wählen.
5. Im Pop-up das sevdesk-Passwort eingeben und bestätigen – die Verbindung ist damit hergestellt.

Kleinunternehmerregelung

Nach erfolgreicher Verknüpfung kann die Kleinunternehmerregelung aktiviert werden.
Diese Option sollte ausgewählt werden, wenn die Kleinunternehmerregelung im sevdesk-Konto aktiv ist.

In diesem Fall werden Vorsteuern als nicht abzugsfähig übertragen, um eine korrekte buchhalterische Behandlung sicherzustellen.

Export von Reisen

• Eine einzelne Reise oder eine Sammlung von Reisen auswählen (z. B. über Filter oder Gruppen).
• In der Detailansicht auf „sevdesk-Export“ klicken.
• Exportierte Reisen erscheinen in sevdesk unter dem Bereich „Belege“.
• Erfolgreich exportierte Reisen sind in Einfach Reisekosten mit einem grünen Haken markiert.
• Jede exportierte Reise enthält in der Detailansicht einen direkten Link zum zugehörigen Beleg in sevdesk.

Lieferantenauswahl

Für Reisekostenabrechnungen, die nach sevdesk exportiert werden, ist immer ein Lieferant erforderlich. Wird kein Lieferant ausgewählt, legt Einfach Reisekosten automatisch einen sogenannten Sammellieferanten in sevdesk an, der dann für alle Exporte verwendet wird.

Die Auswahl erfolgt aus der in sevdesk angelegten Lieferantenliste. Es werden ausschließlich Lieferanten angezeigt, die in sevdesk als Lieferanten angelegt sind.

Wichtige Hinweise

• Über den Filter „Export“ lassen sich exportierte und nicht exportierte Reisen leicht unterscheiden.
• Eine exportierte Reise kann nicht mehr bearbeitet werden.
• Falls ein Fehler auftritt, kann in der Detailansicht der Exportstatus zurückgesetzt werden. Danach sind Bearbeitung und erneuter Export wieder möglich.
  • In diesem Fall sollte die zuvor exportierte Reise in sevdesk manuell gelöscht werden, um doppelte Belege zu vermeiden.
• Auszahlungen, Erstattungen oder firmenseitig bezahlte Kosten erscheinen in den Belegen, werden jedoch nicht automatisch abgezogen.
  • Eine Zuweisung von Zahlungen kann in sevdesk durch Nachbearbeitung des Belegs erfolgen.

Die Verknüpfung mit sevdesk steht ausschließlich im Plus-Paket sowie für Teams zur Verfügung.