Integration mit Lexware Office

Die Integration von Einfach Reisekosten mit Lexware Office ermöglicht den direkten Export von Reisen in das Buchhaltungssystem. Dadurch können Reisekosten automatisch als Belege in Lexware Office übernommen und dort weiterverarbeitet werden.

Einrichtung der Verknüpfung

1. Im Menüpunkt „Verknüpfte Apps“ die Option Lexware Office auswählen.
2. Sicherstellen, dass das richtige Lexware-Office-Konto verwendet wird. Es empfiehlt sich, bereits im selben Browser im Konto angemeldet zu sein.
3. Auf „Mit Lexware Office verbinden“ klicken – die Weiterleitung zu Lexware erfolgt automatisch.
4. Bei der Autorisierungsanfrage den Zugriff erlauben – die Verbindung ist damit hergestellt.

Export von Reisen

• Eine einzelne Reise oder eine Sammlung von Reisen auswählen (z. B. über Filter oder Gruppen).
• In der Detailansicht auf „Lexware Office Export“ klicken.
• Exportierte Reisen erscheinen in Lexware Office unter dem Bereich „Belege“.
• Erfolgreich exportierte Reisen sind in Einfach Reisekosten mit einem grünen Haken markiert.
• Jede exportierte Reise enthält in der Detailansicht einen direkten Link zum zugehörigen Beleg in Lexware Office.

Lieferantenauswahl

• Reisen werden standardmäßig mit dem Lieferanten „Sammellieferant“ übertragen.
• Optional kann ein anderer Standard-Lieferant für zukünftige Exporte ausgewählt werden.
• Die Auswahl erfolgt aus der in Lexware Office angelegten Lieferantenliste.

Wichtige Hinweise

• Über den Filter „Export“ lassen sich exportierte und nicht exportierte Reisen leicht unterscheiden.
• Eine exportierte Reise kann nicht mehr bearbeitet werden.
• Falls ein Fehler auftritt, kann in der Detailansicht der Exportstatus zurückgesetzt werden. Danach sind Bearbeitung und erneuter Export wieder möglich.
  • In diesem Fall sollte die zuvor exportierte Reise in Lexware Office manuell gelöscht werden, um doppelte Belege zu vermeiden.
• Auszahlungen, Erstattungen oder firmenseitig bezahlte Kosten erscheinen in den Belegen, werden jedoch nicht automatisch abgezogen.
  • Eine Zuweisung von Zahlungen kann in Lexware Office durch Nachbearbeitung des Belegs erfolgen.

Die Verknüpfung mit Lexware Office steht ausschließlich im Plus-Paket sowie für Teams zur Verfügung.