Integration mit DATEV

Die Integration von Einfach Reisekosten mit DATEV ermöglicht den Export von Reisedaten in einem standardisierten Format. Diese Daten können anschließend über DATEV Unternehmen online, DATEV Belegtransfer oder direkt an den Steuerberater übermittelt werden.

Einrichtung der Verknüpfung

1. Im Menüpunkt „Verknüpfte Apps“ die Option DATEV verbinden auswählen.
   Es öffnet sich ein Konfigurationsfenster mit Eingabefeldern für Beraternummer, Mandantennummer, SKR und Exportformat.

   

Beraternummer hinterlegen

Die Beraternummer ist eine von DATEV vergebene eindeutige Kennziffer des Steuerberaters, Wirtschaftsprüfers oder Rechtsanwalts.
Sie dient der eindeutigen Identifikation in Systemen und Prozessen.

Mandantennummer eintragen

Die Mandantennummer identifiziert den jeweiligen Mandanten (Kunden) innerhalb der DATEV-Software.
Typischer Wertebereich: 10.000 bis 69.999
Sie stellt sicher, dass Buchhaltungsdaten eindeutig einem Mandanten zugeordnet werden können.

SKR (Standardkontenrahmen) auswählen

Der Standardkontenrahmen (SKR) ist ein von DATEV entwickeltes einheitliches Kontensystem zur standardisierten Erfassung von Geschäftsvorfällen.
Es stehen zwei Varianten zur Verfügung:

• SKR 03: Struktur nach Geschäftsprozessen (z. B. Einkauf, Vertrieb, Verwaltung).
• SKR 04: Struktur nach Bilanzaufbau (z. B. Aktiva, Passiva, GuV).
• SKR 42: Speziell für gemeinnützige Organisationen (z. B. Vereine, Stiftungen, gGmbH).

Exportformat bestimmen

Für den Export können verschiedene Formate gewählt werden:

• CSV + XML – Export gleichzeitig in beiden Formaten
• Nur CSV – Export ausschließlich als CSV-Datei
• Nur XML – Export ausschließlich als XML-Datei

Einstellungen speichern

Nach Eingabe aller Daten auf „Speichern“ klicken.
Die Konfiguration ist damit abgeschlossen. Zukünftig können Reisedaten im gewählten Format exportiert und direkt an DATEV übermittelt werden.

Export von Reisen

• Eine einzelne Reise oder eine Sammlung von Reisen auswählen (z. B. über Filter oder Gruppen).
• In der Detailansicht auf „DATEV-Export“ klicken.
• Erfolgreich exportierte Reisen sind mit einem grünen Haken markiert.

Wichtige Hinweise

• Über den Filter „Export“ lassen sich exportierte und nicht exportierte Reisen leicht unterscheiden.
• Eine exportierte Reise kann nicht mehr bearbeitet werden.
• Falls ein Fehler auftritt, kann in der Detailansicht der Exportstatus zurückgesetzt werden. Danach sind Bearbeitung und erneuter Export wieder möglich.
  • In diesem Fall sollte die zuvor exportierte Reise in DATEV manuell gelöscht werden, um doppelte Belege zu vermeiden.

Die Verknüpfung mit DATEV steht ausschließlich im Plus-Paket sowie für Teams zur Verfügung.