Reisekosten richtig absetzen

Wer beruflich unterwegs ist, verursacht Kosten – für Fahrt, Verpflegung oder Unterkunft. Damit diese Ausgaben nicht selbst getragen werden müssen, gibt es klare steuerliche Regeln. Bestimmte Kosten können direkt erstattet oder in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Was zählt zu den Reisekosten?

Reisekosten entstehen immer dann, wenn eine berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird (§ 9 EStG). Sie gliedern sich in vier Hauptbereiche:

1. Fahrtkosten

Alle Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt zum Einsatzort:

• Öffentliche Verkehrsmittel: Bahn, Bus, Flug oder Taxi (tatsächliche Kosten mit Beleg)
• Privatfahrzeug: Abrechnung über die Kilometerpauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Stand 2025)
• Mietwagen, Carsharing oder Dienstfahrzeug: Nachweis der tatsächlichen Kosten bzw. Abrechnung nach Firmenregelung

Wichtig: Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) für den täglichen Arbeitsweg ist nicht Teil der Reisekosten.

2. Verpflegungsmehraufwand

Für Verpflegung gelten feste Pauschalen, abhängig von der Abwesenheitsdauer (Stand 2025, Inland):

• ab 8 Stunden: 14 €
• 24 Stunden: 28 €
• An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 €

Tatsächliche Restaurant- oder Essenskosten können nicht zusätzlich angesetzt werden. Werden Mahlzeiten gestellt, wird die Pauschale reduziert:

• Frühstück: Kürzung um 20 %
• Mittag- oder Abendessen: Kürzung um jeweils 40 %

3. Übernachtungskosten

Absetzbar sind tatsächliche Übernachtungskosten oder – bei Arbeitgebererstattung – eine Pauschale. Für Reisen innerhalb Deutschlands kann der Arbeitgeber statt der genauen Kosten eine Pauschale von 20 € pro Nacht steuerfrei gewähren.

• Hotel oder Pension: Kosten gemäß Rechnung
• Frühstück im Zimmerpreis enthalten: Kürzung der Verpflegungspauschale, nicht Erhöhung der Übernachtungskosten
• Private Übernachtung bei Freunden/Verwandten: Im Inland keine eigene Pauschale möglich – ohne Kosten kein Abzug

Im Ausland gelten länderspezifische Pauschalbeträge für Übernachtungen; die tatsächlichen Kosten können alternativ genutzt werden.

4. Reisenebenkosten

Darunter fallen alle notwendigen Zusatzkosten, zum Beispiel:

• Park- und Mautgebühren
• Fährkosten
• Gepäck- oder Visa-Gebühren
• beruflich bedingte Telefon- oder Internetkosten

Ein Belegnachweis ist in jedem Fall erforderlich.

Voraussetzungen für die Anerkennung

Damit Reisekosten steuerlich anerkannt oder steuerfrei erstattet werden können, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

• Die Reise ist ausschließlich beruflich veranlasst
• Sie erfolgt außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte
• Alle Angaben sind vollständig dokumentiert – mit Belegen, Datum, Ziel, Reisezweck und Dauer

Wer kann Reisekosten geltend machen?

• Arbeitnehmer:innen: Steuerfreie Arbeitgebererstattung oder Ansatz als Werbungskosten in der Steuererklärung ( sofern nicht erstattet).
• Selbstständige/Freiberufler:innen: Ansatz als Betriebsausgaben, sofern nachweisbar und betrieblich veranlasst.