Pauschalen und Umsatzsteuer bei Reisekosten

Im Reisekostenrecht existieren Pauschalen, die den Aufwand von Auswärtstätigkeiten steuerlich vereinfachen. Häufig wird gefragt, ob sie in Rechnungen gegenüber Kunden angesetzt und mit Umsatzsteuer versehen werden dürfen. Die steuerliche Rechtsprechung zeigt: Pauschalen sind steuerrechtlich relevante Abzugsbeträge, keine umsatzsteuerbaren Leistungen.

Verpflegungsmehraufwand

Die wohl bekannteste Pauschale ist der Verpflegungsmehraufwand gemäß § 9 Abs. 4a EStG. Er soll die Mehrkosten für Mahlzeiten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit abbilden. Da keine konkrete Leistung erbracht wird, darf keine Umsatzsteuer darauf ausgewiesen werden – ein solcher Ausweis wäre nach § 14c UStG unzulässig.

Aus den Pauschalen selbst kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
Allerdings kann der Vorsteuerabzug bei tatsächlichen Verpflegungskosten, die durch ordnungsgemäße Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer belegbar sind, möglich sein.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Wird eine Mahlzeit (z. B. Frühstück, Mittag, Abendessen) vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt, ist die Pauschale um einen bestimmten Prozentsatz zu kürzen:

• Frühstück: 20 %
• Mittag/Abendessen: jeweils 40 %

Übernachtungskosten / Übernachtungspauschalen

Für Übernachtungen kann in bestimmten Fällen eine Pauschale (z. B. im Ausland) angewendet werden. Auch diese Pauschalen sind steuerrechtliche Abzugsbeträge und nicht umsatzsteuerpflichtig.
Wenn aber eine reale Hotelrechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer eingereicht oder weiterbelastet wird, darf diese Umsatzsteuer übernommen und in einer Kundenrechnung geltend gemacht werden – sofern die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erfüllt sind.

Fahrtkostenpauschalen

Bei der Nutzung des privaten Pkw wird häufig eine Kilometerpauschale (z. B. 0,30 €/km) angewandt. Diese Pauschale ist ebenfalls kein umsatzsteuerpflichtiger Betrag, sondern ein steuerlicher Abzug.
Wird jedoch tatsächlich entstandene Fahrkosten (z. B. Bahn, Mietwagen mit MwSt.) in Rechnung gestellt, darf die enthaltene Umsatzsteuer – sofern zulässig – weiterbelastet werden.

Welche Kosten sind umsatzsteuerpflichtig?

Nur tatsächliche, belegte Kosten – soweit sie Umsatzsteuer ausgewiesen haben – können in Rechnungen weitergereicht werden. Typische Beispiele:

• Hotelrechnung
• Flug- oder Bahnticket
• Fahrdienstleistungen (Taxi, Mietwagen)

Fazit

• Verpflegungs-, Übernachtungs- und Fahrtpauschalen sind ausschließlich steuerliche Abzugsbeträge – kein umsatzsteuerpflichtiger Umsatz.
• Für tatsächliche Kosten mit ausgewiesener Umsatzsteuer kann ein Vorsteuerabzug oder eine Weiterbelastung möglich sein.