Individuelle Pauschalen in der Reisekostenabrechnung

Firmeneigene Pauschalen machen die Reisekostenabrechnung einfacher, transparenter und planbarer. Statt jeden Beleg einzeln nachzuweisen, sparen Teammitglieder und Buchhaltung Zeit durch feste Beträge. Gleichzeitig sorgen sie für mehr Fairness – etwa bei häufigen Reisen oder besonderen Einsatzorten – und können steuerliche Vorteile bieten, sofern sie innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben.

Individuelle Pauschalen anlegen – so geht’s:

1. Pauschale wählen

In den Reiseeinstellungen unter „Neue Pauschale“ wählen Sie den gewünschten Pauschalentyp aus. Angelegt werden können individuelle Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, die Fahrtkosten (Kilometerpauschale) sowie den Abzug für Mahlzeiten.

2. Werte für Pauschalen und Abzüge festlegen

• Verpflegungsmehraufwand: Legen Sie die Pauschalbeträge für den An- und Abreisetag (Abwesenheit über 8 Stunden) sowie die Tagespauschale (Abwesenheit von mindestens 24 Stunden) fest.
• Kilometerpauschale: Definieren Sie den Erstattungsbetrag pro gefahrenem Kilometer.
• Mahlzeitenabzug: Legen Sie die Abzugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen fest.

Firmenpauschale (nur im Teampaket)

Über den Schalter legen Sie fest, ob eine einheitliche Pauschale für das gesamte Unternehmen gilt. Diese Pauschale wird allen Teammitgliedern zur Auswahl angezeigt und kann von jedem verwendet werden – ideal für eine klare und konsistente Regelung innerhalb des Teams.

Pauschalen löschen

Pauschalen können jederzeit gelöscht werden. Bestehende Reisekostenabrechnungen, die eine Pauschale bereits nutzen, bleiben unverändert bestehen. Vor dem Löschen wird angezeigt, wie viele Abrechnungen aktuell mit der Pauschale verknüpft sind.

In der Reise nutzen

Nach dem Speichern steht die individuelle Pauschale direkt in den Reisen zur Auswahl und kann dort angewendet werden.