Genehmigungsprozess für Teams: Reisen vorab und nachträglich freigeben

Ein klar strukturierter Genehmigungsprozess hilft Teams, Reisen sowohl vor Reiseantritt als auch nach Abschluss effizient zu prüfen und freizugeben. So fließen nur vollständig geprüfte und freigegebene Reisen in die offizielle Reisekostenerfassung und Abrechnung ein – für maximale Transparenz und reibungslose Kostenkontrolle.

1. Genehmigungsprozess einrichten

Bevor der Genehmigungsprozess genutzt werden kann:

• Genehmigungsprozess aktivieren: Im Menüpunkt Genehmigungsprozess die Funktion einschalten.
• Verwalterrollen vergeben: Der Admin des Teampakets weist im Team Verwalterrollen zu.

2. Rollen & Berechtigungen

• Admin & Verwalter: Können Reisen prüfen, genehmigen oder ablehnen.
• Reisende (Mitarbeiter): Können Reisen anlegen, einreichen und nach Ablehnung korrigiert erneut einreichen.

3. So läuft der Prozess einer Reisekostenabrechnung ab

Schritt 1: Reise anlegen

Der Mitarbeiter erstellt eine neue Reise. Solange sie nicht eingereicht ist, bleibt sie als Entwurf gespeichert.

Schritt 2: Reise einreichen

Nach dem Speichern kann die Reise zur Genehmigung eingereicht werden (Status: Eingereicht).

Schritt 3: Genehmigung oder zurückweisen

Verwalter prüfen die eingereichte Reise und entscheiden, ob sie genehmigt oder zurückgewiesen wird.

4. E-Mail Benachrichtigungen

• Verwalter können in ihren persönlichen Einstellungen unter Genehmigungsprozess E-Mail-Benachrichtigungen für neu eingereichte Reisen aktivieren.
• Unabhängig davon werden betroffene Mitarbeiter automatisch über Änderungen des Genehmigungsstatus ihrer Reise informiert.

5. Filter & Übersicht

Bei aktiviertem Genehmigungsprozess steht zusätzlich der Filter „Genehmigungsstatus“ zur Verfügung mit:

• Entwurf
• Eingereicht
• Genehmigt
• Zurückgewiesen

6. Eigene Reisen genehmigen

Verwalter können eigene Reisen direkt genehmigen, ohne weiteren Prüfschritt.