Fahrten im beruflichen Kontext verursachen Kosten, die korrekt in der Reisekostenabrechnung erfasst werden müssen. Dabei spielt die Fahrzeugart eine zentrale Rolle: Privatfahrzeug oder Dienstfahrzeug. Die Wahl wirkt sich unmittelbar auf die Abrechnung aus und bestimmt, welche Kosten angesetzt werden können.
Privatfahrzeug nutzen
Bei der Verwendung des eigenen Autos für dienstliche Fahrten gilt die Kilometerpauschale.
- Kilometerpauschale: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer in Deutschland
- Nachweis: Angaben zu Start, Ziel, Datum, Zweck und gefahrenen Kilometern sind ausreichend; Tank- oder Werkstattbelege sind nicht erforderlich
- Zusatzkosten: Parkgebühren, Maut, Fährkosten und ähnliche Nebenkosten können zusätzlich angesetzt werden
Vorteil: geringe Dokumentationslast. Nachteil: die Pauschale spiegelt die tatsächlichen Fahrzeugkosten nicht immer
vollständig wider (z. B. bei hohen Unterhaltskosten).
Dienstfahrzeug nutzen
Ein Dienstfahrzeug wird vom Arbeitgeber gestellt (Eigentum oder Leasing). Die laufenden Kosten trägt grundsätzlich das Unternehmen.
- Kein Kilometersatz: Für Dienstfahrten mit dem Dienstwagen wird keine Kilometerpauschale angesetzt, da Unterhalt, Versicherung, Steuern und Kraftstoff betrieblich getragen werden
- Nebenkosten abrechnen: Belege für Maut, Parken, Fähren oder Ähnliches können als Reisekosten erfasst werden ( soweit nicht bereits vom Unternehmen getragen)
- Private Nutzung / geldwerter Vorteil: Die Bewertung erfolgt entweder nach der 1 %-Regelung oder mittels Fahrtenbuchmethode. Ein Fahrtenbuch ist damit nicht generell verpflichtend, aber erforderlich, wenn die Fahrtenbuchmethode gewählt wird
Beim Dienstwagen konzentriert sich die Reisekostenabrechnung in der Praxis auf Nebenkosten der Fahrt. Die Behandlung
einer möglichen Privatnutzung (1 %-Regelung vs. Fahrtenbuch) betrifft die Lohn- bzw. Steuerabrechnung und nicht die
Reisekostenabrechnung.
Fazit
- Privatfahrzeug: Abrechnung über Kilometerpauschale (0,30 €/km) zuzüglich Nebenkosten; einfache Dokumentation der Fahrten.
- Dienstfahrzeug: Kein Kilometersatz, laufende Kosten sind betrieblich; Nebenkosten per Beleg. Private Nutzung wird lohnsteuerlich entweder per 1 %-Regelung oder Fahrtenbuch bewertet.
Fahrkosten mit der App erfassen
Mit der App lassen sich Fahrten mit Privat- oder Dienstfahrzeug bequem dokumentieren.Bei Privatfahrzeugen wird die Kilometerpauschale automatisch berechnet, zusätzliche Kosten wie Maut oder Parken können direkt ergänzt werden.
Für Dienstfahrzeuge ermöglicht die App die einfache Erfassung von Nebenkosten (z. B. Parken, Maut) mit Belegzuordnung.
So wird die Reisekostenabrechnung transparent, korrekt und zeitsparend.
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