Reisekosten und ihre Abrechnungsmöglichkeiten
Reisekosten können im beruflichen Alltag erhebliche Beträge ausmachen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwand. Diese Ausgaben lassen sich entweder steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten oder – sofern keine oder nur eine teilweise Erstattung erfolgt – in der Steuererklärung ansetzen.
Wichtig ist, dass ein und dieselbe Ausgabe nicht doppelt berücksichtigt werden darf.
Arbeitgeber vs. Steuererklärung
| Aspekt | Arbeitgeber | Steuererklärung |
|---|---|---|
| Ziel der Abrechnung | Steuerfreie Erstattung der beruflich veranlassten Kosten (z. B. Hotel, Bahn, Taxi, Verpflegungspauschalen). | Steuerliche Berücksichtigung nicht erstatteter Kosten zur Minderung des zu versteuernden Einkommens. |
| Wer zahlt? | Das Unternehmen erstattet die Kosten direkt – meist zeitnah zur Reise. | Das Finanzamt berücksichtigt die Aufwendungen in der Steuerberechnung – führt ggf. zu einer Rückerstattung. |
| Belege & Nachweise | Originalbelege erforderlich (Quittungen, Tickets, Hotelrechnung). | Für Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen ohne Belegpflicht. Für Fahrt- oder Übernachtungskosten sind auch in der Steuer Belege/Nachweise notwendig. |
| Erstattungshöhe | Im Rahmen der steuerlich zulässigen Sätze (z. B. Pauschalen für Verpflegung, Kilometersätze) – abhängig davon, was der Arbeitgeber übernimmt. | Gesetzlich festgelegte Pauschalen für Verpflegung sowie tatsächliche Kosten oder Kilometersätze für Fahrt und Unterkunft. |
| Steuerliche Wirkung | Keine direkte Auswirkung, solange die Erstattung steuerfrei erfolgt. | Minderung des zu versteuernden Einkommens – führt zu Steuerersparnis. |
Keine doppelte Abrechnung
Reisekosten dürfen nicht gleichzeitig beim Arbeitgeber und beim Finanzamt geltend gemacht werden.
- Vollständige Erstattung durch Arbeitgeber → kein Ansatz in der Steuererklärung
- Teilweise Erstattung → nur der Differenzbetrag kann in der Steuer angesetzt werden
Unterstützung durch die App
Mit der App lässt sich einstellen, ob eine Reise für die Arbeitgeberabrechnung oder für die Steuererklärung vorbereitet werden soll:
- Arbeitgeber-Modus: Erstellung einer klassischen Reisekostenabrechnung mit allen Belegen und Positionen zur Einreichung im Unternehmen
- Steuer-Modus: Automatische Berücksichtigung der gesetzlichen Pauschalen (z. B. Verpflegung) sowie Erfassung tatsächlicher Kosten wie Fahrt oder Hotel
Einfach Reisekosten: Reisen einfach abrechnen
Die App ermöglicht es, alle relevanten Reisekostenarten – von Fahrt über Unterkunft bis hin zu Verpflegungspauschalen – direkt zu erfassen.Belege können hochgeladen, Pauschalen automatisch ergänzt und Abrechnungen vollständig exportiert werden.
So bleibt die Abrechnung korrekt, transparent und spart spürbar Zeit.
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Fazit
Ob Abrechnung über den Arbeitgeber oder Ansatz in der Steuererklärung – eine sorgfältige Dokumentation lohnt sich in jedem Fall.
Mit digitaler Unterstützung lassen sich Belege, Pauschalen und Abrechnungen rechtssicher verwalten, ohne doppelte Erfassung oder fehlende Nachweise.
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