Belege per E-Mail übertragen – automatische Verarbeitung & Zuordnung

Mit dem neuen E-Mail-Import wird das Einlesen von Rechnungen und Belegen deutlich vereinfacht. Anstatt Dateien manuell herunter- und hochzuladen, können Original-Rechnungs-E-Mails direkt weitergeleitet werden. Die Inhalte werden automatisch übernommen und der passenden Abrechnung zugeordnet.

So funktioniert es

• Die Rechnungs-E-Mail an belege@einfach-reisekosten.de weiterleiten.
• Anhänge wie PDFs, E-Rechnungen oder Bilddateien werden automatisch erkannt und verarbeitet.
• Nach erfolgreicher Verarbeitung wird eine Bestätigungs-E-Mail gesendet.

Automatische Zuordnung

Die Zuordnung erfolgt anhand der Absenderadresse. Damit Belege richtig zugewiesen werden, muss die verwendete E-Mail-Adresse im Benutzerkonto hinterlegt sein.

Mehrere E-Mail-Adressen verwenden

In den Einstellungen lassen sich beliebig viele zusätzliche geschäftliche oder private E-Mail-Adressen hinterlegen. Nach dem Eintragen wird für jede Adresse automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink verschickt. Erst nach dieser Bestätigung ist die Adresse freigeschaltet.

Sobald die Adressen bestätigt sind, können Rechnungen auch aus anderen Postfächern weitergeleitet werden. Alle hinterlegten und aktivierten E-Mail-Adressen werden automatisch erkannt und korrekt dem Benutzerkonto zugeordnet.

Vorteile auf einen Blick

• Kein manueller Upload mehr – Belege einfach weiterleiten.
• Keine Verwechslungsgefahr durch automatische Zuordnung per E-Mail-Adresse.
• Unterstützung für PDFs, E-Rechnungen und Bilddateien.

Das Feature spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass Belege vollständig und korrekt in der Reisekostenabrechnung erscheinen.

Diese Funktion steht ausschließlich im Plus-Paket sowie für Teams zur Verfügung.