Bei der Reisekostenabrechnung gibt es wesentliche Unterschiede zwischen einem Firmenfahrzeug und einem Privatfahrzeug.

Privatfahrzeug

Bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs für dienstliche Reisen kann der Mitarbeiter die gesetzliche Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer abrechnen. Die Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt steuerfrei und stellt somit keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer dar.
Einzelne Kosten wie Benzin, Reparaturen oder Versicherung können daher nicht zusätzlich geltend gemacht werden, da diese bereits in der Pauschale berücksichtigt sind.

Alternativ besteht die Möglichkeit, die tatsächlichen Fahrzeugkosten detailliert zu berechnen, falls diese höher ausfallen als die Pauschale. Dies erfordert jedoch eine aufwändige Erfassung aller anfallenden Kosten und eine Berechnung der individuellen Kilometerkosten.

Firmenfahrzeug

Bei einer Dienstreise mit einem Dienstfahrzeug können bestimmte Kfz-Kosten angesetzt werden, während andere nicht berücksichtigt werden können.

Absetzbare KFZ-Kosten

• Kraftstoffkosten – Tankquittungen können abgerechnet werden
• Mautgebühren – z.B. Autobahnmaut, Brücken- oder Tunnelgebühren
• Parkgebühren – Falls sie während der Reise anfallen (z. B. Hotelparkplatz)
• Fahrzeugwäsche – Falls notwendig für den Dienstgebrauch
• Öl- und Betriebsstoffe – Falls unterwegs nachgefüllt werden muss
• Reparaturkosten unterwegs – Falls eine Panne auf der Dienstreise auftritt
• Unfallkosten – Falls der Unfall während der Dienstreise passiert und nicht durch Eigenverschulden entstanden ist (abhängig von der Firmenregelung)

Nicht absetzbare KFZ-Kosten

• Regelmäßige Wartung und Inspektionen – Diese sind Teil der allgemeinen Betriebskosten des Fahrzeugs
• Verschleißreparaturen – Z. B. neuer Satz Reifen oder Bremsen, da sie nicht direkt reisebezogen sind
• KFZ-Versicherung – Fällt unter allgemeine Kosten der Fahrzeughaltung
• Kfz-Steuer – Gehört zu den allgemeinen Fixkosten
• Strafzettel und Bußgelder – Diese sind grundsätzlich privat zu tragen
• Kosten für private Umwege – Falls das Fahrzeug für private Zwecke genutzt wird, sind diese Kosten nicht erstattungsfähig

Je nach Unternehmensrichtlinie oder steuerlichen Regelungen kann es Unterschiede geben. Wichtig ist eine saubere Dokumentation der angefallenen Kosten.

Kurz und knapp

• Bei Nutzung des Firmenwagens: Kein Ansetzen einer Pauschale möglich, nur die tatsächlichen Ausgaben werden übernommen.
• Bei Nutzung eines Privatwagens: Ansetzen der Kilometerpauschale ohne Angabe weiterer Ausgaben.