Zahlt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand? Ist er steuerfrei?

Der Verpflegungsmehraufwand kann auf zwei Arten geltend gemacht werden: Entweder über den Arbeitgeber oder durch die Einkommensteuererklärung. Es ist empfehlenswert, sich zunächst an den Arbeitgeber zu wenden, um eine Erstattung der Reisekosten zu erhalten. Viele Unternehmen übernehmen diese Kosten standardmäßig, obwohl gesetzlich kein Anspruch darauf besteht.

Wenn Ihr Arbeitgeber einverstanden ist, kann er Ihnen sogar mehr als die übliche Pauschale zahlen – bis zu 200%. In diesem Fall erhalten Sie den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei, während Ihr Unternehmen die entsprechende Lohnsteuer abführt.

Wenn der Arbeitgeber nicht erstattet

Sollte eine Erstattung durch den Arbeitgeber nicht möglich sein, können Sie als Arbeitnehmer die Mehraufwendungen bei Ihrer Einkommensteuererklärung angeben. (LINK)

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung: Erfassen von Verpflegungszuschüssen

Laut Einkommensteuergesetz ( EStG, § 3, Abs. 13 ) sind die vom Arbeitgeber gezahlten Zuschüsse für Verpflegung steuerfrei, solange sie die festgelegten Pauschbeträge nicht überschreiten.

Wichtigkeit der Abwicklungsart

Es ist entscheidend, ob die Verpflegungszuschüsse als Teil Ihrer Gehaltsabrechnung oder bar über Belege erstattet werden. Diese Information hilft Ihnen zu verstehen, wie das Finanzamt Ihre Verpflegungszuschüsse bewertet.

Aufzeichnungspflicht bei pauschaler Erstattung

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen den Verpflegungsmehraufwand pauschal erstattet und dafür die Lohnsteuer abführt, ist er gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung ( LStDV § 4, Abs. 2, Nr. 4 ) verpflichtet, diese Zahlungen im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Eintragungen zu Verpflegungszuschüssen auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Die vom Arbeitgeber gezahlten Zuschüsse für Verpflegung gelten nach EStG, § 3, Abs. 13 als steuerfrei – allerdings nur solange sie die Pauschbeträge nicht übersteigen. Um zu wissen, wie das Finanzamt Ihre Verpflegungszuschüsse wertet, ist also zunächst wichtig, ob die Kosten im Rahmen Ihrer Gehaltsabrechnung oder per Barzahlung über Belege abgewickelt wird. Wenn Ihr Chef Ihnen den Verpflegungsmehraufwand pauschal erstattet und die Lohnsteuer abführt, muss er diese Bezüge laut LStDV § 4, Abs. 2, Nr. 4 im Lohnkonto aufzeichnen.

Eine Abweichung von dieser Regelung ist nur dann erlaubt, wenn Ihre Firma ein maschinelles Verfahren für die Lohnabrechnung verwendet und das Betriebsstättenfinanzamt aufgrund dessen eine Ausnahme genehmigt hat.

Alternative: Geltendmachung in der Einkommensteuererklärung

Sollte eine Erstattung durch den Arbeitgeber nicht möglich sein, können Sie als Arbeitnehmer die Mehraufwendungen bei Ihrer Einkommensteuererklärung angeben.